Chuẩn bị hồ sơ kế toán: bắt đầu từ giao dịch thực tế

Danh mục hồ sơ giúp doanh nghiệp tổ chức chứng từ và trao đổi công việc kế toán rõ ràng hơn.

Vì sao cần tổ chức hồ sơ theo giao dịch?

Một giao dịch có thể liên quan đến hợp đồng, giao nhận, nghiệm thu, thanh toán và hóa đơn. Gom những tài liệu này theo cùng một mã hồ sơ giúp việc đối chiếu thuận tiện hơn và giảm thời gian tìm kiếm.

Danh mục nên kiểm tra

Thông tin bên mua, bên bán và người liên hệ.
Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng cùng phụ lục liên quan.
Biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu tương ứng.
Chứng từ thanh toán và hóa đơn phản ánh giao dịch.

Phân công trách nhiệm

Doanh nghiệp nên xác định người tiếp nhận chứng từ, người kiểm tra và thời điểm chuyển hồ sơ cho bộ phận kế toán. Dữ liệu điện tử cần được lưu theo phân quyền, có bản sao lưu và cách đặt tên thống nhất.

Khi hồ sơ chưa đầy đủ

Ghi nhận phần còn thiếu và yêu cầu bổ sung từ nguồn có thẩm quyền. Không tự tạo nội dung để thay thế một giao dịch không phát sinh. Trường hợp cụ thể cần được người phụ trách chuyên môn đối chiếu với quy định hiện hành.

Trao đổi với đơn vị hỗ trợ

Chuẩn bị số lượng giao dịch, phần mềm đang sử dụng, kỳ công việc và những vướng mắc cần giải quyết. Các thông tin này là cơ sở để xác định phạm vi và phí dịch vụ.

Bài viết là hướng dẫn tổ chức hồ sơ ở mức tổng quát, không thay thế ý kiến chuyên môn cho một hồ sơ thuế cụ thể.